○村田町情報公開事務取扱要綱
平成28年6月6日
訓令第11号
村田町情報公開事務取扱要綱(平成13年村田町訓令第7号)の全部を改正する。
目次
第1章 総則(第1条―第3条)
第2章 開示請求書の受付及び受理(第4条―第14条)
第3章 開示決定等(第15条―第23条)
第4章 公文書の開示方法(第24条―第27条)
第5章 公文書の開示の実施(第28条―第32条)
第6章 第三者情報の取扱い(第33条―第34条)
第7章 審査請求(第35条―第50条)
第8章 公文書の検索資料(第51条―第53条)
第9章 施行の状況の公表(第54条)
第10章 出資団体等の情報公開に係る事務取扱い(第55条―第57条)
附則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この要綱は、村田町情報公開条例(平成12年村田町条例第33号。以下「条例」という。)に基づき、情報公開に関する事務の取扱いに関し、他の法令等、条例及び村田町情報公開条例施行規則(平成13年村田町規則第10号。以下「規則」という。)に定めるもののほか、必要な事項を定めるものとする。
(情報公開の窓口)
第2条 情報公開に関する事務を取り扱う窓口(以下「情報公開窓口」という。)は、総務課とする。
2 情報公開窓口で行う事務は、次に掲げる事務とする。
(1) 情報公開についての案内及び相談に関すること。
(2) 公文書の開示の事務について、町長部局各課等及び各実施機関(以下「主管課」という。)との連絡調整に関すること。
(3) 規則第2条に定める公文書開示請求書(以下「開示請求書」という。)の受付に関すること。
(4) 主管課が行う公文書の開示の立会いに関すること。
(5) 開示を行った公文書の写しの作成及び送付に要する費用の徴収に関すること。
(6) 公文書の開示決定等に係る審査請求書の受付に関すること。
(7) 公文書の検索資料の管理及び閲覧に関すること。
(8) 村田町情報公開審査会(以下「審査会」という。)に関すること。
(9) 行政資料の収集、管理及び情報提供に関すること。
(10) 条例第34条に規定する公文書の開示等についての施行の状況の公表等に関すること。
(11) 情報公開事務の取扱いに関する総合的な調整に関すること。
(主管課が行う事務)
第3条 主管課で行う事務は、次に掲げる事務とする。
(1) 開示請求等に係る公文書の検索及び特定に関すること。
(2) 開示請求書の受理に関すること。
(4) 公文書の開示の実施に関すること。
(5) 条例第12条に規定する第三者に対する意見書提出の機会の付与等に関すること。
(6) 公文書の開示決定等に係る審査請求書の受理に関すること。
(8) 開示決定等に係る審査請求についての裁決及びその通知に関すること。
(9) 検索資料の作成に関すること。
第2章 開示請求書の受付及び受理
(案内及び相談)
第4条 情報公開窓口は、担当者が面談により、来訪者が求めている情報の種類、内容等を把握し、来訪者の要求に最も適切に対応し得る情報の提供手段を選択するとともに、来訪者の求めに応じ、相談、案内等を行うものとする。
(他の制度による公文書の閲覧等)
第5条 他の法令等によって閲覧、縦覧又は写しの交付を求めることのできる場合には、情報公開窓口は、当該法令等の定めるところによることとなる旨を来訪者に説明し、該当する担当課等へ案内するものとする。
2 情報公開窓口は、他の法令等によって閲覧しかできないものについて、その写しを希望する場合や、閲覧等の期間が定められている場合で、当該期間の前後において閲覧を希望する場合などは、条例が適用されることとなる点について留意しなければならない。
(情報の提供)
第6条 情報公開窓口及び主管課は、来訪者の求めている情報の内容が、実施機関が作成した刊行物等の行政資料で対応できる場合には、これらにより情報提供を行うものとする。
2 情報公開窓口及び主管課は、前項の規定により情報提供を行う場合は、当該行政資料の写しの交付を求められた場合を除き、請求書等の書面の提出は不要である点について留意しなければならない。
(公文書の特定方法)
第7条 情報公開窓口は、開示を求められた公文書について、検索資料による検索又は主管課との連絡により、当該公文書の存在の有無の確認及び当該公文書の内容の確認を行うものとする。
2 情報公開窓口及び主管課は、請求に係る公文書の存否を答えることにより、不開示情報を開示した場合と同様に保護される利益が害されることのないように、当該請求に係る公文書の特定には十分留意しなければならない。
3 同一内容の公文書が複数の主管課に存在する場合は、当該公文書を作成した主管課又は当該公文書に係る事務事業の主体となっている主管課を当該公文書の開示に関する事務の担当とするものとする。
(開示請求書の受付)
第8条 開示請求書の受付は、原則として情報公開窓口において行うものとする。
2 開示請求書の受付につき主管課に直接相談があった場合には、主管課は、他の制度による閲覧等や情報提供等で対応できる場合を除き、情報公開窓口に案内するものとし、開示請求書が郵便等により発送され、又はファクシミリを利用して送信された場合は、直ちに、当該開示請求書を情報公開窓口に送付するものとする。
(開示請求書の受付における留意事項)
第9条 開示請求書の受付に当たっては、以下の点に留意しなければならない。
(1) 開示請求は、原則として、請求内容1件につき1枚の開示請求書により行うものとする。ただし、同一の主管課に同一人から関連する複数の公文書の開示請求があった場合は、「請求する公文書の内容」の欄に記載することができる範囲で、1枚の開示請求書で行うことができるものとする。
(2) 開示請求の手続は、本人が行うことを原則とする。ただし、委任状(様式第1号)又はこれと同内容の代理関係を証明する書類の提出があった場合は、代理人により行うことができるものとする。
(3) 郵便等による発送又はファクシミリによる送信により開示請求があったときは、開示請求者に対し、開示請求書が到着した旨を電話等により、直ちに通知するものとする。
(4) 郵便等による発送又はファクシミリによる送信によりなされた開示請求における開示請求書の受付に当たっては、開示請求書に必要事項がすべて記入されていること及びこれらの記入事項によって開示請求に係る公文書の件名又は内容が特定できるかどうかを確認するものとする。
(5) 開示請求をする者が身体の障害等により、自ら開示請求書に記載することが困難な場合は、情報公開窓口の職員が代筆するなど適当な方法により対応することができるものとする。
(6) 電話又は口頭による開示請求は、条例第6条に開示請求書の提出義務の規定があることから、認められない点に留意しなければならない。
(1) 「住所、氏名、電話番号」欄 次に掲げる事項
ア 本人又は代理人による請求であるかどうかの確認、開示決定等の通知先の特定及びこれらが正確に記入されていること。
イ 電話番号は、自宅、勤務先等連絡が容易にとれる番号が記入されていること。
ウ 押印は、要しないものであること。
(2) 「請求する公文書の内容」欄 請求の対象となる公文書を特定できるように、公文書の件名又は知りたいと思う事項が日本語により具体的に記入されていること。
(3) 「請求の目的」欄 公文書の特定、部分開示をする場合における請求の趣旨を損なわないかどうかの判定及び制度利用状況の把握の参考資料等として必要であるから、日本語により具体的に記入されていること。
(4) 「請求者の区分」欄 条例第5条各号のいずれかに該当するか確認すること。特に、直接利害関係を有するものについては、利害関係がより具体的に記入されていること。
(5) 「公文書の開示の方法」欄 該当番号が○で囲まれていること。
(開示請求書の補正)
第11条 情報公開窓口又は主管課は、開示請求書の記載事項に、記入漏れ又は不明な箇所があるなど形式上の不備がある場合は、開示請求者に対して、相当の期間を定めて、当該箇所の補正を求めるものとする。
2 郵便等による発送又はファクシミリを利用しての送信により開示請求書が提出された場合には、必要部分の補正は、文書により求めるものとする。
4 開示請求者が補正に応じない場合は、当該開示請求が不適法であることを理由とする不開示決定を行うものとする。
(開示請求者に対する説明等)
第12条 情報公開窓口は、開示請求書を受け付けたときは、当該開示請求書に収受日付印を押印し、その写しを開示請求者に交付するとともに、開示請求者に対し、次に掲げる事項について説明するものとする。
(1) 公文書の開示は、開示決定等に日数を要するため、原則として開示請求書の受付と同時には行われないこと。
(2) 開示決定等は、開示請求書を受け付けた日から30日以内に行い、規則第3条第1項各号に規定する通知書(以下「決定通知書」という。)により通知するものであること。
(4) 公文書の写し等の交付を受ける場合は、公文書の写し等の交付に必要な費用を開示請求者が負担しなければならないこと。また、郵便等による発送を希望する場合は、これに加えて郵便等による発送に必要な費用を負担しなければならないこと。
2 情報公開窓口は、前項の規定により押印した収受日付印の月日が、開示決定等の期間の起算日となることに留意しなければならない。
(令5訓令1・一部改正)
(開示請求書受付後の取扱い)
第13条 情報公開窓口は、開示請求書を受け付けたときは、当該開示請求書の写しを保管した上で、直ちに当該開示請求書を主管課へ送付するとともに、公文書開示請求等処理簿(様式第2号)により、常に処理経過等を把握しておくものとする。
(開示請求書の受理)
第14条 主管課は、情報公開窓口から開示請求書の送付を受けたときは、形式的要件の具備を確認した上で受理するとともに、請求に係る公文書を検索し、その存在を確認するものとする。
第3章 開示決定等
(公文書の特定)
第15条 主管課は、開示請求のあった公文書について、文書件名目録及び文書分類表による検索等により、当該公文書の存在の有無の確認及び当該公文書の件名、文書番号等の特定を行うものとする。
(開示決定等の期間)
第17条 開示決定等を行うまでの期間については、情報公開窓口において開示請求書を受け付けた日をもって、条例第7条第1項に規定する開示請求のあった日として取り扱うものとし、開示請求書を受け付けた日から30日以内に開示決定等を行うものとする。この場合において、開示請求書の補正に要した日数は、開示決定等の期間に含まれない点に留意しなければならない。
(令5訓令1・一部改正)
(開示決定等の決裁)
第18条 主管課は、開示決定等の決裁について、村田町役場決裁規程(平成9年村田町訓令第23号)第4条第1項の規定により、副町長専決事項である点に留意しなければならない。
2 前項の規定にかかわらず、重要な事項又は異例若しくは疑義のある事項等があり、紛議論争が生ずるおそれがあるときについては、町長の決裁を受けるものとする。
3 開示決定等の決裁に当たっては、起案用紙を用いて決裁を受けるものとし、起案文書には、開示決定等の内容の案及び審査内容を記入するとともに、決定通知書の案及び第三者へ意見書提出の機会を付与した場合はその意見書等を添付するものとする。
(開示決定等に関する内部調整)
第19条 主管課は、開示決定等に当たっては、情報公開窓口と協議の上、開示決定等を行うものとする。
2 前項の規定により協議を行った上で、開示決定等の判断が困難と思われる事案の場合は、副町長、総務課長、財政課長、総務課総括主査、財政課総括主査及び主管課長等で構成する調整委員会に諮り、その開示決定等を行うものとする。
3 主管課は、開示請求に係る公文書に他の課等が所掌する事務の情報が記録されている場合又は他の実施機関が作成したものである場合には、当該関係課等又は他の実施機関と連絡を取り、必要な調整を行うものとする。
(令3訓令6・一部改正)
(第三者に対する意見書提出の機会の付与等)
第20条 主管課は、第三者の権利利益の保護の観点から、開示決定等を慎重かつ公正に行うため、第6章に定めるところにより、当該開示請求に係る公文書に記載のある第三者に対し、必要に応じて、意見書の提出の機会を与えるものとする。
(1) 「公文書の内容」欄 次に掲げる事項
ア 開示決定、部分開示決定及び不開示決定の場合は、当該公文書の件名、文書番号等を正確に記入すること。
イ 開示請求を拒否する旨の決定及び開示請求に係る公文書を保有していない旨の決定の場合は、原則として開示請求書の「請求する公文書の内容」欄に記載された内容を記入すること。
ウ 1枚の開示請求書により複数の公文書の開示の請求があった場合は、1枚の決定通知書に複数の公文書の件名を記入することができること。
(2) 「公文書の開示の日時」欄 次に掲げる事項
ア 公文書の開示を実施する日時は、決定通知書が開示請求者に到達するまでの日数を考慮し、到達予定日から数日以後の通常の勤務時間内の日時を指定すること。この場合において、事前に開示請求者及び情報公開窓口と電話等で連絡を取り合い、互いに都合のよい日時を指定するよう努めること。
イ 意見書の提出の機会を与えた第三者が当該公文書の開示に反対の意見を表示した意見書を提出した場合において、開示決定をするときは、開示決定の日との間に2週間を置くものとすること。
(3) 「公文書の開示の場所」欄 開示の場所は、原則として情報公開窓口とする。ただし、公文書の写しの交付を郵便等による発送により行う場合は、送付方法をこの欄に記入すること。
(6) 「一部について公文書の開示をしない理由がなくなる期日」欄及び「公文書の開示をしない理由がなくなる期日」欄 おおむね1年以内において、一定の期間が経過することにより、条例第8条各号に該当する理由が消滅することが確実であり、公文書の開示をすることができるようになる期日を記入すること。
(7) 「公文書の存否を明らかにしない理由」欄 公文書の存否を明らかにしない理由を具体的に記入すること。
(8) 「公文書が存在しない理由」欄 開示請求に係る公文書を保有していない理由を具体的に記入すること。
(開示決定等の期間の延長)
第22条 主管課は、事務処理上の困難その他正当な理由により、開示決定等の期間を延長する場合は、次に掲げる点に留意の上、開示請求者に対し、規則第3条第2項に規定する決定期間延長通知書により通知しなければならない。
(1) 延長期間は、必要最小限とすること。
(2) 決定期間延長通知書は、情報公開窓口で開示請求書を受け付けた日から30日以内に開示請求者に到達するよう送付すること。
(3) 主管課は、決定期間延長通知書の控えを情報公開窓口に送付すること。
(4) 決定期間延長通知書の「公文書の内容」欄については、第21条第1号に規定するところによるものとする。
(5) 決定期間延長通知書の「延長の理由」欄には、事務処理上の困難その他正当な理由を具体的に記入すること。
(令5訓令1・一部改正)
(決定通知書の送付)
第23条 主管課は、開示決定等をした場合は、速やかに決定通知書を作成し、開示請求者に送付するものとする。
2 主管課は、前項の規定により作成した決定通知書の写しを情報公開窓口に送付するものとする。
第4章 公文書の開示方法
(公文書の閲覧)
第24条 公文書の閲覧は、原則として、原本を閲覧に供するものとする。ただし、原本を閲覧に供することにより、当該公文書を汚損し又は破損するおそれがあるとき若しくは日常業務に使用している台帳等を提示する場合で、提示することにより日常業務に支障をきたすとき又は部分開示を行う場合その他正当な理由があるときは、原本を複写した物を閲覧に供するものとする。
2 前項ただし書の規定により複写をした場合における複写に要する費用は、徴収しないものとする。
(公文書の写しの作成及び交付の方法)
第25条 公文書の写しは、公文書の原本又はそれを複写したものについて、乾式複写機により作成した写しを交付することにより行うものとする。
2 前項の規定により作成する写しの用紙の大きさは、原則として日本産業規格A列3番を最大とする。
3 写しの作成は、原則として主管課の職員が行うものとする。ただし、乾式複写機による複写が困難な場合は、業者に委託するなどの方法により写しを作成するものとする。
4 主管課は、著作権法により複製を禁じられているものについては、写しの交付ができない点に注意しなければならない。
(令元訓令6・一部改正)
(1) 開示部分と不開示部分がページ単位で区分できる場合 不開示部分をクリップで挟み閉ざす方法若しくは紙袋で覆う方法などにより、開示ができない部分について閲覧ができない措置を講じ、開示ができる部分についてのみ公文書の開示を行う。
(2) 開示部分と不開示部分が同一ページにある場合 不開示部分を覆って複写した物又は該当ページを複写した上で開示ができない部分を黒インク等で塗りつぶし、再度複写した物で公文書の開示を行う。
(電磁的記録の開示の方法)
第27条 電磁的記録のうち、実施機関が保有するパーソナルコンピュータ又はワードプロセッサを用いて紙に印字し、又は印画することができるものについては、紙に印字し、又は印画したものを閲覧に供し、又はその写しを交付するものとする。
2 電磁的記録のうち、前項の規定による方法によることが困難なもので、実施機関に設置されたパーソナルコンピュータ又はワードプロセッサを用いてその電子媒体の複製物の作成が可能なものについては、当該複製物を交付するものとする。
3 前項の場合において、同一の電子媒体に不開示情報が含まれている場合は、その部分を分離した上で複製物を作成することは技術的に困難であることから、当分の間、当該方法による開示は行わず、紙その他これに類するものに印字し、又は印画したものの閲覧又は写しの交付の方法により対応するものとする。
5 録音テープ又はビデオテープ等に記録された情報の場合は、原則として、原本を情報公開窓口が用意する再生用機器を用いて視聴させるものとする。ただし、原本での視聴により、当該原本を汚損し、又は破損するおそれがあるときその他の相当の理由があるときは、複製物で視聴させるものとする。
6 録音テープ又はビデオテープ等については、情報公開窓口が用意するテープレコーダー又はビデオテープレコーダーにより作成した複製物を供与することができるものとする。
7 前項の場合において、同一の録音テープ又はビデオテープ等の中に不開示情報が含まれている場合は、これを分離することは技術的に困難であることから、当分の間、不開示情報が含まれている録音テープ又はビデオテープについては開示を行わないものとする。
第5章 公文書の開示の実施
(開示を実施する日時及び場所)
第28条 公文書の開示は、開示請求に係る公文書の写し等を郵便等により発送する場合を除き、決定通知書によりあらかじめ指定した日時及び場所において行うものとする。
2 開示請求者が、やむを得ない事情により、指定した日時に公文書の開示を受けることができない場合は、開示請求者の求めに応じ、別の日時に公文書の開示を実施することができるものとする。この場合において、主管課は、新たな決定通知書の送付を要しないものとする。
3 主管課は、前項の規定により公文書の開示の日時を変更した場合は、その旨を情報公開窓口に連絡するものとする。
(開示の準備)
第29条 主管課は、開示の指定時刻までに、開示の場所へ開示請求に係る公文書を搬入し、待機するものとする。
2 主管課は、破損等のおそれがあるなどの理由により、原本を複写したものを開示する場合は、あらかじめ当該文書の写しを準備するものとする。
(開示の実施)
第30条 公文書(複写した物を含む。)を閲覧又は視聴に供するときは、主管課等の職員が閲覧又は視聴させ、必要に応じて情報公開窓口の職員が立ち会うものとする。
2 主管課は、開示の場所に来庁した者に対して決定通知書の提示を求め、開示請求者本人であること、公文書の表示等を確認するものとする。
(公文書の写しの交付等の手続)
第31条 公文書の写しの交付等の手続は、次の規定により行うものとする。
(1) 公文書の写しの交付等をするときは、開示請求者に対して、公文書の写しの交付等申請書(様式第3号)の提出を求めるものとする。
(2) 当初の申請において、開示の実施の方法が閲覧のみである場合であっても、開示の当日に公文書の写しの交付等を求められたときは、その場で写しの交付等を実施して差し支えないものとする。
(1) 現金で徴収する場合 情報公開窓口の職員は、公文書の写しの交付等申請書に納付額を記入し、町民生活課総合窓口において現金を納入させるものとする。
(2) 郵便等による発送等により公文書の写しを交付する場合 郵便等による発送による場合にあっては、前号に掲げるもののほか、写しその他の物品の郵便等による発送等に要する費用を現金書留又は普通為替により支払わせるものとする。
3 公文書の写しの交付等及び郵送等に要する費用に係る収入の歳入科目は、(款)諸収入(項)雑入(目)雑入(節)雑入とする。
(開示の実施に当たっての注意事項)
第32条 公文書の閲覧又は視聴を実施するに当たり、開示請求者が公文書を汚損し、又は破損するおそれがあるときは、公文書の閲覧及び視聴を中止し、又は禁止するものとする。
第6章 第三者情報の取扱い
2 主管課は、当該第三者に対し、当該意見書の提出をおおむね1週間以内に提出するよう協力を求めるものとする。
3 第三者に意見を求める場合の内容は、おおむね次に掲げるとおりとする。
(1) 個人に関する情報(事業を営む個人の当該事業に関する情報を除く。)については、プライバシー侵害の有無
(2) 法人その他の団体(国及び地方公共団体を除く。以下「法人等」という。)に関する情報又は事業を営む個人の当該事業に関する情報については、当該法人等又は当該個人の権利、競争上の地位その他正当な利益の侵害の有無
(3) その他の公共団体に関する情報については、事務事業の意思形成に対する支障の有無又は事務事業の目的達成の困難性若しくは公正若しくは円滑な執行に対する支障の有無
(反対意見書が提出された場合の措置等)
第34条 意見書の提出の機会を与えた第三者が、当該公文書の開示に反対の意思を表示した意見書(以下「反対意見書」という。)を提出した場合における当該公文書の開示決定をするときは、主管課は、次に掲げる措置を講ずるものとする。
(1) 開示を実施する日は、開示決定の日から起算して15日目(村田町の休日を定める条例(平成元年村田町条例第48号)第1条第1項に規定する休日に当たるときは、その翌日)としなければならない。ただし、正当な理由があるときは、これを15日目以降とすることができる。
(2) 公文書の開示に反対意見書を提出した第三者に対し、規則第5条第4項に規定する公文書を開示した旨の通知書により、次に掲げる事項を記載して通知するものとする。
ア 公文書の内容
イ 公文書に記録されている情報の内容
ウ 開示を実施する年月日
エ 開示決定の種類
オ 開示決定をした理由
カ その他必要事項
第7章 審査請求
(審査請求書の受付)
第35条 開示決定等に係る審査請求書は、主管課において受付を行わず、情報公開窓口で受け付けるものとする。
2 開示決定等に係る審査請求については、公文書開示審査請求書(様式第4号)によるものとする。ただし、当該様式によらない審査請求書の提出を妨げるものではない点に留意しなければならない。
(審査請求書の要件審査)
第36条 情報公開窓口は、審査請求書の受付に際し、行政不服審査法(平成26年法律第68号)第19条の規定により、次に掲げる事項について、審査請求書の記載事項を確認するものとする。
(1) 審査請求人の氏名又は名称及び住所又は居所
(2) 審査請求に係る処分の内容
(3) 審査請求に係る処分があったことを知った年月日
(4) 審査請求の趣旨及び理由
(5) 処分庁の教示の有無及びその内容
(6) 審査請求人が法人その他の社団若しくは財団であるとき、総代を互選したとき、又は代理人によって審査請求をするときは、その代表者若しくは管理人、総代又は代理人の氏名及び住所又は居所
(7) 代表者若しくは管理人、総代又は代理人があるときは、法人登記簿の謄本又は抄本、代表者又は管理人を選任したことを証する総会議事録等の写し若しくは代理人委任状等、それぞれの資格を証明する書面の添付の有無
(8) 開示決定等があったことを知った日の翌日から起算して3月以内の審査請求かどうか及び3月を経過後の審査請求の場合、審査請求期間内に審査請求ができなかった正当な理由
(9) 開示決定等によって直接に自己の権利利益を侵害された者かどうか等の審査請求人適格の有無
(令3訓令19・一部改正)
(受付した審査請求書の送付)
第37条 情報公開窓口は、審査請求書を受け付けたときは、その写しを保管した上で、審査請求処理簿(様式第5号)に必要事項を記入して、直ちに、当該審査請求書を当該審査請求に係る開示決定等を行った主管課へ送付するものとする。
(審査請求書の補正)
第38条 主管課は、審査請求書が要件を満たさず不適法なものであっても、補正することができるものであるときは、相当な期間を定めて当該審査請求人に対し、補正を命じるものとする。
2 主管課が補正を命じる場合は、当分の間、情報公開窓口と協議するものとする。
(審査請求書の受理)
第39条 主管課は、審査請求書が要件を満たすときに、これを受理するものとする。
(審査請求の却下決定)
第40条 主管課は、審査請求が次のいずれかに該当する場合には、当該審査請求についての却下の裁決を行い、裁決書を審査請求人に送達するとともに、その写しを情報公開窓口に送付するものとする。
(1) 審査請求が不適法であり、かつ、審査請求書の記載内容が補正不能であるとき。
(2) 補正命令に応じなかった場合
(3) 補正命令に定める補正の期間を経過した場合
(審査会への諮問)
第41条 主管課は、審査請求を却下する場合を除き、速やかに審査会へ諮問するものとする。
(諮問書の作成)
第42条 主管課は、次に掲げる事項を記載した諮問書(様式第6号)を作成するものとする。
(1) 審査請求に係る開示決定等の対象となった公文書の件名
(2) 審査請求に係る開示決定等の種類
(3) 開示決定等をした具体的理由
(4) その他必要な事項
(諮問書の提出)
第43条 主管課は、諮問書に次に掲げる書類を添付して、情報公開窓口へ提出するものとする。
(1) 審査請求書の写し
(2) 開示請求書の写し
(3) 開示請求に対する決定通知書の写し
(4) 審査請求に係る経過説明書
(5) 諮問に係る事案の概要書
(6) 弁明書の写し
(7) 開示決定等に係る公文書に記録されている情報の内容及び当該開示決定等を判断した理由を分類し、又は整理した資料
(8) 開示決定等に係る公文書の写し等のその他必要な書類
(審査会の意見聴取等への対応)
第45条 主管課の職員は、審査会からの求めに応じ、審査会の指定する方法により開示決定等に係る公文書に記録されている情報の内容及び当該開示決定等を判断した理由を分類し、又は整理した資料を作成し、提出しなければならない。
2 主管課の職員は、審査会から、前項の規定により提出した資料について説明又は意見を求められた場合等は、これに応じなければならない。
(閲覧等申請書の受理)
第46条 審査会に提出された意見書若しくは資料(以下「提出資料」という。)の閲覧又はそれらの写しの交付(以下「閲覧等」という。)の申請に係る閲覧等申請書(様式第7号)は、情報公開窓口においてのみ受理するものとする。
2 情報公開窓口は、閲覧等申請書の受理に当たっては、次に掲げる事項について留意しなければならない。
(1) 審査請求人、参加人、諮問実施機関又は代理人による申請であるかどうかを確認し、代理人による申請の場合には、委任状の提出等により代理関係を確認すること。
(2) 郵便等による発送又はファクシミリを利用しての送信による閲覧等の申請における閲覧等申請書の受理に当たっては、当該閲覧等申請書に必要事項がすべて記入されていること及びこれらの記入事項によって閲覧等の申請に係る提出資料の内容が特定できるかどうかを確認すること。
3 情報公開窓口は、閲覧等申請書を受理した場合は、当該申請書に収受印を押印し、その控えを申請者に交付するとともに、次に掲げる事項について当該申請者に対し説明するものとする。
(1) 提出資料等の閲覧等は、閲覧等の決定に日時を要するため、原則として閲覧等申請書の受理と同時には行われないこと。
(2) 提出資料の写しの交付を受けるとき、費用の負担が必要であること。
(提出資料の閲覧等の実施)
第47条 提出資料の閲覧等は、審査会からの閲覧等に応じるか否かの回答書(以下「閲覧等回答書」という。)によりあらかじめ指定された日時において、情報公開窓口で実施するものとする。
2 提出資料の閲覧等を実施する際には、閲覧等回答書の提示を求めるものとする。
3 提出資料の写しを交付する場合の手続については、公文書の写しの交付等の例によるものとする。
(審査会の答申)
第48条 情報公開窓口は、審査会から答申があった場合は、答申書を直ちに主管課へ送付するものとする。
2 情報公開窓口は、答申書の写しを審査請求人及び参加人に送付するとともに、当該写しを情報公開窓口に備え置き、一般の閲覧に供するものとする。
(審査請求に対する裁決)
第49条 主管課は、答申書の送付があったときは、速やかに、村田町役場決裁規程の定めるところにより、副町長の決裁を経て、当該審査請求に対する裁決を行わなければならない。
2 主管課は、審査請求に対する裁決を行った場合は、裁決書を審査請求人及び参加人へ送付するとともに、その写しを情報公開窓口に送付するものとする。
3 主管課は、審査請求を認容(原処分の全部又は一部の取消し)する裁決を行った場合は、当該裁決に基づき、速やかに、審査請求に係る公文書について開示決定等を行い、決定通知書により開示請求者に通知するものとする。
4 主管課は、審査請求を認容する裁決を行った場合で、第三者から反対意見書が提出されている場合について開示決定を行うときは、当該第三者に対し、開示決定をした旨及びその理由並びに開示を実施する日時及び場所を書面により通知しなければならない。
5 前項の場合においては、開示決定の日と開示を実施する日との間に少なくとも2週間を置かなければならない。
6 主管課は、開示決定等又は第三者への通知を行ったときは、これらの書類の写しを情報公開窓口に送付するものとする。
7 主管課は、審査会の答申と異なる裁決をしたときは、審査会に対し、当該決定等の判断理由を説明しなければならない。
(第三者から審査請求があった場合の取扱い)
第50条 情報公開窓口及び主管課は、第三者に関する情報が記録されている公文書に係る開示決定に対して当該第三者から審査請求があった場合には、審査請求が提起されただけでは開示の実施は停止されない点に留意しなければならない。
2 前項の場合において、情報公開窓口は、審査請求人に対し、開示の実施を停止するためには審査請求と併せて行政不服審査法第25条の規定による執行停止の申立てをする必要がある旨を説明するものとする。
3 主管課は、第三者からの審査請求を却下し、又は棄却する裁決を行った場合は、当該第三者に訴訟提起の機会を確保するため、当該審査請求に係る決定の日と開示を実施する日との間に少なくとも2週間を置かなければならない点に留意しなければならない。
第8章 公文書の検索資料
(公文書の検索資料の種類)
第51条 条例第19条第2項に規定する公文書の特定に資する情報(以下「検索資料」という。)は、文書分類表及び文書件名目録とする。
(公文書の検索資料の作成及び送付)
第52条 主管課は、毎年度末日までに作成した文書分類表及び文書件名目録を翌年度の5月末までに情報公開窓口へ送付するものとする。
(公文書の検索資料の閲覧)
第53条 検索資料は、情報公開窓口に備え置き、一般の閲覧に供するものとする。
第9章 施行の状況の公表
(実施状況の取りまとめ)
第54条 情報公開窓口は、各実施機関における毎年度の公文書の開示についての実施状況を取りまとめるものとする。
2 情報公開窓口は、毎年度5月末までに、次の事項について、前年度の実施状況を広報紙に掲載することにより公表するものとする。
(1) 公文書の開示請求の件数
(2) 開示決定等の件数
(3) 審査請求の処理の件数
(4) その他必要事項
第10章 出資団体等の情報公開に係る事務取扱い
(出資団体等への文書開示の申出の取扱い)
第55条 情報公開窓口に出資団体等に係る文書開示の申出がなされた場合は、当該出資団体等を所管する主管課を経由して、当該文書開示申出書を当該出資団体等へ送付するものとする。
2 情報公開窓口は、出資団体等から文書開示の場所の提供の依頼があった場合は、これに応ずるものとする。
3 主管課は、出資団体等が文書の開示をする場合において、当該出資団体等から、主管課の職員の立会いを求められたときは、原則としてこれに応ずるものとする。
(出資団体等に対する審査請求の事務取扱い)
第56条 情報公開窓口へ出資団体等に対する審査請求書の提出があったときは、情報公開窓口は、直ちに当該審査請求書を所管する主管課に送付するものとし、送付を受けた主管課は、直ちに当該審査請求書を当該出資団体等に送付するとともに、その写しを保管するものとする。
(出資団体等に対する指導等)
第57条 主管課は、出資団体等の情報公開が円滑に推進されるよう、出資団体等に対し、指導、助言等を行い、積極的に協力するものとする。
附則
この訓令は、平成28年6月6日から施行する。
附則(令和元年5月24日訓令第6号)
この訓令は、令和元年7月1日から施行する。
附則(令和3年3月30日訓令第6号)
この訓令は、令和3年4月1日から施行する。
附則(令和3年12月24日訓令第19号)
この訓令は、令和4年4月1日から施行する。
附則(令和5年3月22日訓令第1号)
この訓令は、令和5年4月1日から施行する。
(令3訓令19・一部改正)
(令3訓令19・一部改正)
(令3訓令19・一部改正)
(令3訓令19・一部改正)
