○村田町教育委員会文書取扱規程
平成13年4月1日
教委訓令第2号
目次
第1章 総則(第1条―第9条)
第2章 文書の収受及び配布(第10条―第13条)
第3章 文書の処理(第14条―第21条)
第4章 文書の施行(第22条―第28条)
第5章 文書の整理及び保存等(第29条―第39条)
附則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この規程は、村田町教育委員会の文書の取扱いに関し、別に定めるもののほか、必要な事項を定めるものとする。
(文書取扱いの原則)
第2条 文書は、すべて正確かつ迅速に取り扱い、常にその処理経過を明らかにし、もって事務能率の向上に努めなければならない。
(教育総務課長の職務)
第3条 教育総務課長は、事務局、教育機関及び附属機関(以下「各機関」という。)の文書事務を総括し、適正かつ円滑に処理されるよう常に留意し、必要があると認めるときは、当該事務の処理に関し調査を行い、報告を求め、又は指導しなければならない。
(平18教委訓令2・平23教委訓令4・一部改正)
(管理責任者の職務)
第4条 各機関の長(以下「管理責任者」という。)は、各機関内の事務文書を総括し、回議文書の審査及び各機関内の文書管理について、適正かつ円滑に処理されるよう指導調整をしなければならない。
(平18教委訓令2・平23教委訓令4・一部改正)
(文書取扱主任の設置)
第5条 教育総務課、生涯学習課(以下「各課」という。)及び教育機関に文書取扱主任(以下「主任」という。)を置く。
2 主任は、各課及び教育機関の長の指名する総括主査、主任主査又は主査の職及び同等の職にある者をもって充てる。
(平18教委訓令2・平23教委訓令4・一部改正)
(主任の職務)
第6条 主任は、各課及び教育機関の長の命を受け、次の各号に掲げる事務を処理しなければならない。
(1) 文書事務処理の促進及び改善に関すること。
(2) 文書の収受及び発送に関すること。
(3) 文書の整理、保管及び保存に関すること。
(4) 例規の整備に関すること。
(5) 前各号に掲げるもののほか、文書事務に関すること。
(平18教委訓令2・平23教委訓令4・一部改正)
(文書関係帳簿)
第7条 教育総務課には、次の各号に掲げる帳簿を備えなければならない。
(1) 親展(書留)文書収受簿
(2) 文書送達簿
(3) 発布簿
2 各機関には、次の各号に掲げる帳簿を備えなければならない。
(1) 文書収発簿
(2) 保存文書目録
(3) 廃棄文書目録
(平18教委訓令2・平23教委訓令4・一部改正)
(文書の種類)
第8条 文書の種類は、次のとおりとする。
(1) 法規文
ア 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条の規定により制定するもの
イ 規則 地方教育行政の組織及び運営に関する法律(昭和31年法律第162号)第15条の規定により制定するもの
(2) 公示文
ア 告示 行政処分又は法令により公表すべき一定の事実について町民に公示するもの
イ 公告 単に一定の事実について町民に公示するもの
(3) 令達文
ア 訓令 権限の行使又は職務に関し所属の機関又は職員に対し命令するもので公表するもの
イ 達 特定の個人又は団体に対して行う行政処分を表わすもの
ウ 指令 個人、団体又は他の行政機関等からの申請又は願いに対して行う行政処分を表わすもの
(4) 往復文
通達、依命通達、通知、照会、依頼、回答、報告、諮問、答申、進達、副申、申請、届、建議、協議等
(5) その他
契約書、要綱、辞令、裁決書、証書、表彰文、あいさつ文、書簡文等
(平27教委訓令4・一部改正)
2 文書の記号は、別表のとおりとする。
3 文書の番号は、第25条の規定により原議に付された番号とする。
第2章 文書の収受及び配布
(文書の収受及び配布)
第10条 各機関に送達した文書は、次の各号により各課及び教育機関において収受しなければならない。
(1) 普通文書(次号以外に掲げる文書以外のものをいう。)は、各課及び教育機関において開封し、収受番号を付して文書収発簿に記載すること。
(2) 親展文書は、封皮に収受印を押し、親展文書収受簿により受領印を徴して各課及び教育機関の長又は名あて人に配布すること。
(3) 現金書留は、封をしたまま封皮に収受印を押し、書留文書収受簿により受領印を徴して各課及び教育機関の長又は名あて人に配布すること。
(4) 訴願、訴訟、審査請求その他収受の日時が権利の得失に関係がある文書は、第1号の例により処理するほか、収受印の下に収受時刻を朱書して取扱者の印を押し、封筒のあるものは、その封筒を添えて、各課及び教育機関の長に配布すること。
(平18教委訓令2・平23教委訓令4・平28教委訓令1・一部改正)
(料金未納等郵便物の収受)
第11条 送達された文書のうち、郵便料金の未納又は不足のものがあるときは、その料金を支払って受領するものとする。
(誤配文書の回送)
第12条 各課及び教育機関の長は、第10条の規定により配布された文書のうち、その主管に属さないものがあるときは、直ちに教育総務課に回送しなければならない。
(平18教委訓令2・平23教委訓令4・一部改正)
(勤務時間外に送達した文書の収受)
第13条 勤務時間外に送達した文書の収受等については、村田町当直規程(昭和62年村田町訓令第6号)に定めるところによるものとする。
第3章 文書の処理
(文書の処理促進)
第14条 各課及び教育機関の長は、収受し、又は配布された文書を閲了し、自ら必要な処置をとるほか、所属の職員に指示して速やかに処理しなければならない。
2 施行期日が指定され、又は予定されている事務の処理は、合議、決裁等必要な手続に要する日時を考慮して起案しなければならない。
(平18教委訓令2・平23教委訓令4・一部改正)
(文書の起案)
第15条 文書の起案は、次の各号により処理できるものを除き、回議用紙を用いなければならない。
(1) 定例又は軽易なもので、収受文書の余白に朱書して伺い処理できるもの
(2) 定例又は軽易なもので、所定の様式により施行するもののうち、用紙の余白に朱書して伺い処理できるもの
2 前項の規定にかかわらず、緊急を要するものについては、上司の指示を受け、電話又は口頭で処理することができる。この場合においては、軽易なものを除き、その処理要旨を文書により明らかにしておかなければならない。
(起案の要領)
第16条 起案に際しては、次の各号に掲げる事項に留意しなければならない。
(1) 形式は、村田町公用文の書式等に関する規程(令和3年村田町訓令第2号)による。
(2) 用字・用語は、常用漢字表(平成22年内閣告示第2号)、現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)及び送り仮名のつけ方(昭和48年内閣告示第2号)を用いること。
(3) 文体は、口語体とし、その事案の内容を的確に、しかも平易かつ簡明に表わすこと。
(平28教委訓令1・令3教委訓令2・一部改正)
(回議書の作成要領)
第17条 回議書の作成に際しては、次の各号に掲げる事項に留意しなければならない。
(1) 回議書は、原則としてインクをもって記載すること。
(2) 回議書には、事案が定例又は軽易なものを除き、起案理由、経過の概要、関係法規その他参考となる事項を付記するとともに、関係書類を添付すること。
(3) 同一案件に関する回議書は、その処理順序にまとめてつづり、まとめてつづり難いときは、所要の事項を付記して回議すること。
(4) 回議書を加除し、又は訂正したときは、軽易のものを除き、その者の印を押すこと。
(5) 特別の取扱いを要する回議書のうち、機密を要するもの、重要なもの及び急を要するものは、その旨回議書の所定欄に朱書すること。
(6) 文書の施行に関し、特別の取扱いを要するものは、「親展」、「書留」、「送達」、「配達証明」、「内容証明」、「小包」、「電報」、「はがき」、「広報掲載」、等と回議書の所定欄に朱書すること。
(回議の要領)
第18条 回議書は、職制の順で回議しなければならない。
2 回議書の内容が、町長の事務部局等に関連するものであるときは、その関連する課長等合議しなければならない。
3 前項の合議事項について、町長部局との関連の中で意見を異にするときは、教育長は町長と協議しなければならない。
(平18教委訓令2・一部改正)
(文書の審査)
第19条 次の各号に掲げる回議書は、決裁を受ける前に教育総務課長の審査を受けなければならない。
(1) 条例、規則、訓令、告示等のように公示するもの
(2) 法規の解釈や例規の制定、改廃に関するもの
(3) 前2号に掲げるもののほか、教育長が特に必要と認めるもの
2 教育総務課長又は主任は、回議書の内容及び形式について審査し、形式面その他軽易な誤りにあってはこれを修正し、その他のものにあっては起案者に連絡して加除、訂正その他の措置を求めるものとする。
(平18教委訓令2・平23教委訓令4・一部改正)
(法令審査委員会への付議)
第20条 各課の長は、条例、規則及び規程については、村田町法令審査委員会規程(平成11年村田町訓令第19号)に定める法令審査委員会に付議するものとする。
(平18教委訓令2・平23教委訓令4・一部改正)
(決裁等の表示)
第21条 決裁が終わった回議書(以下「原議」という。)には、各課及び教育機関で所定欄に決裁年月日を記入しなければならない。
(平18教委訓令2・平23教委訓令4・一部改正)
第4章 文書の施行
(施行文書の処理)
第22条 施行を要する原議は、特に施行日を指定されたもののほかは、速やかに施行しなければならない。
2 施行を要する原議は、別に決裁を受けなければ廃案にし、又は施行を保留することができない。
(文書の施行者名)
第23条 文書施行者名は、教育長名とする。ただし、法令に別段の定めがあるときは、この限りでない。
2 前項本文の規定にかかわらず、施行する文書の軽重により、各課及び教育機関の長又は管理責任者の名で施行することができる。
(平18教委訓令2・平23教委訓令4・一部改正)
(文書の日付)
第24条 施行する文書の日付は、発送する日としなければならない。
(1) 法規文、公示文のうち告示文及び令達文のうち訓令 発布簿
(2) 令達文のうち達及び指令 令達簿
(3) 往復文 文書収発簿
2 文書の番号は、会計年度ごとに一連番号とする。ただし、往復文のうち、同一案件に関するものについては、当該案件が完結するまで同一のものを用い、また、その案件が2年度以上にわたるものについては、次年度以降は最初の年度の数字をその記号に冠するものとする。
3 条例、規則、訓令及び告示の番号は、前項の規定にかかわらず、暦年ごとに一連番号とする。
(平18教委訓令2・平23教委訓令4・一部改正)
(浄書及び校合)
第26条 施行する文書は、各課及び教育機関において浄書、校合するものとする。
(平23教委訓令4・一部改正)
(公印等の押印)
第27条 施行する文書には、公印を押さなければならない。ただし、次の各号に掲げるものについては、この限りでない。
(1) 庁内文書又は軽易な庁外文書で印刷に付したもの
(2) 各課及び教育機関の長が適当と認めるもの
2 前項ただし書の規定により公印の押印を省略する場合は、発信者名の下に「(公印省略)」と表示するものとする。
3 行政処分、契約、登記又は証明に関する書類その他特に必要と認める文書には、契印、割印又は訂正印を押さなければならない。
(平23教委訓令4・一部改正)
(文書の発送)
第28条 施行する文書は、各機関において発送しなければならない。
(1) 郵便で発送する場合は、原則として料金後納の方法により発送すること。
(2) 説明を要するものは、各課及び教育機関において手渡し又は使送により施行することができる。
2 前条第1項ただし書の規定により公印の押印を省略することができる文書の発送は、郵送、手渡し又は使送により行うほか、電送により行うことができる。この場合において、電送による発送は、各課及び教育機関において、行わなければならない。
3 親展扱いの文書、第3種及び第4種郵便物、特殊取扱郵便物並びに小包郵便物は、各課及び教育機関において封入又は包装し、あて先を明記しなければならない。
(平18教委訓令2・平23教委訓令4・一部改正)
第5章 文書の整理及び保存等
(文書の整理)
第29条 管理責任者は、未完結文書又は完結文書に区分してその所在個所及び処理状況を明らかにしておかなければならない。
2 重要な文書は、災害に際しいつでも持ち出すことができるようにあらかじめ準備し、紛失、火災、盗難等に対する予防措置を講じなければならない。
(文書の持出し等の禁止)
第30条 文書は、上司の許可を得ないで、庁外に持ち出し、又は職員以外の者に示し、若しくは写させてはならない。
(完結文書の編集及び製本)
第31条 完結文書は、各課及び教育機関において次の各号に掲げるところにより、文書分類の基準に従い編集及び製本しなければならない。
(1) 編集は、会計年度により区分すること。ただし、条例、規則、訓令及び告示の原本並びに会計年度によることが不適当と認められる文書は、暦年により区分すること。
(2) 1冊の厚さは、8センチメートルを限度とすること。
(3) 前2号の規定により編集したときは、文書件名目録、表紙及び背表紙を付けて製本すること。
2 管理責任者は、前項の規定により完結文書を製本したときは、速やかに文書管理目録を整理しなければならない。
(平18教委訓令2・平23教委訓令4・一部改正)
(文書の保存年限の種別)
第32条 文書の保存年限の種別は、次のとおりとする。
第1種 20年保存
第2種 10年保存
第3種 5年保存
第4種 3年保存
第5種 1年保存
2 文書の保存年限は、会計年度によるものは翌年度、暦年によるものは翌年の初日から起算するものとする。
(保存年限の種別の標準)
第33条 前条第1項に規定する種別の標準は、次のとおりとする。
第1種 20年保存
(1) 皇室に関する文書
(2) 統計で特に重要な文書
(3) 任免及び賞罰に関する文書及び履歴書
(4) 恩給、ほう賞に関する重要な文書
(5) 条例、規則、規程等の制定改廃に関する文書
(6) 許可、認可、訓令、契約等に関する重要な文書
(7) 訴訟等に関する文書
(8) 教育委員会の会議に関する重要な文書
(9) 予算及び決算に関すること。
(10) 教育財産の取得、処分に関する重要な文書
(11) 用地の買収計画等重要な計画に関する文書
(12) 土地工作物の主要使用に関する重要文書
(13) 学校の設置、廃止に関する重要な文書
(14) 学校の学級編成、定員等に関する重要な文書
(15) その他20年保存を必要とする重要な文書
第2種 10年保存
(1) 国及び県の機関との重要な往復文書
(2) 監査に関する文書
(3) 出納に関する文書
(4) その他10年保存を必要とする重要な文書
第3種 5年保存
(1) 他の市町村及びその他機関との重要な往復文書
(2) 請願、陳情等に関する文書
(3) 各種事業の計画及び各種指導に関する重要な文書
(4) その他5年保存を必要とする文書
第4種 3年保存
(1) 文書の収受に関する文書
(2) 職員の出勤簿、旅行命令に関する文書
(3) その他3年保存を必要とする文書
第5種 1年保存
軽易な文書
(文書の保存)
第34条 完結文書の保存は、各課及び教育機関の長が行わなければならない。
(平23教委訓令4・全改)
2 教育総務課長は、前項の規定による引継ぎを受けるときは、保存年限、編集製本等について審査し、不適当と認めるものは、補正をさせることができる。
(平18教委訓令2・平23教委訓令4・一部改正)
(文書の閲覧及び借覧)
第36条 各課及び教育機関の長が保存している文書を閲覧し、又は借覧しようとする職員は、文書閲覧・借覧書を各課及び教育機関の長に提出し、その承認を受けなければならない。
2 借覧期間は、7日以内とする。ただし、各課及び教育機関の長が承認したときは、この限りでない。
(平23教委訓令4・一部改正)
(保存文書の転貸及び持ち出しの禁止)
第37条 文書を閲覧し、又は借覧する職員は、これを転貸、抜取り、取替え、書込み又は持出しをしてはならない。
(文書の廃棄)
第38条 保存年限を経過した文書については、教育総務課長と管理責任者が協議の上、これを廃棄しなければならない。
2 保存年限を経過した文書で各課及び教育機関の長が必要と認めるものについては、教育総務課長と管理責任者協議の上更に年限を定めてこれを保存することができる。
3 各課及び教育機関の長は、規定による処分をしたときは、保存文書目録又は文書管理目録を整理しなければならない。
(平18教委訓令2・平23教委訓令4・一部改正)
(歴史的・文化的価値ある文書の保存)
第39条 各課及び教育機関の長は、規定により廃棄しようとする文書で、歴史的・文化的価値を有すると認めるものについては、教育長と協議の上、これを保存することができる。
(平23教委訓令4・一部改正)
附則
(施行期日)
1 この訓令は、平成13年4月1日から施行する。
(村田町教育委員会文書保存規程)
2 村田町教育委員会文書保存規程(昭和37年村田町教育委員会訓令第3号)は、廃止する。
附則(平成18年3月17日教委訓令第2号)
この訓令は、平成18年4月1日から施行する。
附則(平成22年3月26日教委訓令第1号)
この訓令は、平成22年4月1日から施行する。ただし、第2条の規定は平成23年4月1日から施行する。
附則(平成23年3月31日教委訓令第4号)
この訓令は、平成23年4月1日から施行する。
附則(平成27年3月17日教委訓令第4号)
この訓令は、平成27年4月1日から施行する。
附則(平成27年6月1日教委訓令第9号)
この訓令は、平成27年8月1日から施行する。
附則(平成28年3月23日教委訓令第1号)
この訓令は、平成28年4月1日から施行する。
附則(令和3年3月26日教委訓令第2号)
この訓令は、令和3年4月1日から施行する。
附則(令和3年12月27日教委訓令第4号)
この訓令は、令和4年4月1日から施行する。
附則(令和4年3月28日教委訓令第1号)
この訓令は、令和4年4月1日から施行する。
別表(第9条関係)
(平18教委訓令2・全改、平22教委訓令1・平23教委訓令4・平27教委訓令4・平27教委訓令9・令4教委訓令1・一部改正)
1 法規文、公示文(公告を除く。)及び令達文
村田町教育委員会規則第 号
村田町教育委員会告示第 号
村田町教育委員会訓令第 号
村田町教育委員会達第 号
村田町教育委員会指令第 号
2 往復文
村教総第 号 教育総務課
村教生第 号 生涯学習課
村幼第 号 村田幼稚園
村小第 号 村田小学校
村二小第 号 村田第二小学校
村一中第 号 村田第一中学校
村二中第 号 村田第二中学校
村公第 号 村田町中央公民館
村歴第 号 村田町歴史みらい館
村教学給第 号 村田町学校給食センター
(平18教委訓令2・平23教委訓令4・令3教委訓令4・一部改正)
