○村田町文書取扱規程
平成13年3月30日
訓令第8号
村田町文書取扱規程(昭和51年村田町規程第2号)の全部を改正する。
目次
第1章 総則(第1条―第9条)
第2章 文書の収受及び配布(第10条―第13条)
第3章 文書の処理(第14条―第21条)
第4章 文書の施行(第22条―第28条)
第5章 文書の整理及び保存等(第29条―第39条)
附則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この規程は、村田町の文書の取扱いに関し、別に定めるもののほか、必要な事項を定めるものとする。
(文書取扱いの原則)
第2条 文書は、すべて正確かつ迅速に取い扱い、常にその処理経過を明らかにし、もって事務能率の向上に努めなければならない。
(総務課長の職務)
第3条 総務課長は、本庁及び出先機関の文書事務を総括し、適正かつ円滑に処理されるよう常に留意し、必要があると認めるときは、当該事務の処理に関し調査を行い、報告を求め、又は指導しなければならない。
(主管課長の職務)
第4条 主管課長は、課内の事務文書を総括し、回議文書の審査及び課内の文書管理について、適正かつ円滑に処理されるよう指導調整をしなければならない。
(文書取扱主任の設置)
第5条 各課に文書取扱主任(以下「主任」という。)を置く。
2 主任は、各課長の指名する総括主査、主任主査及び主査の職及び同等の職にある者をもって充てる。
(平18訓令5・一部改正)
(主任の職務)
第6条 主任は、主管課長の命を受け、次の各号に掲げる事務を処理しなければならない。
(1) 文書事務処理の促進及び改善に関すること。
(2) 文書の収受及び発送に関すること。
(3) 文書の整理、保管及び保存に関すること。
(4) 例規の整備に関すること。
(5) 前各号に掲げるもののほか、文書事務に関すること。
(文書関係帳簿)
第7条 総務課には、次の各号に掲げる帳簿を備えなければならない。
(1) 親展(書留郵便等)文書収受簿
(2) 金券等収受簿
(3) 料金後納郵便物等差出票
(4) 文書送達簿
(5) 発布簿
2 各課には、次の各号に掲げる帳簿を備えなければならない。
(1) 文書収発簿
(2) 保存文書目録
(3) 廃棄文書目録
(平19訓令23・一部改正)
(文書の種類)
第8条 文書の種類は、次のとおりとする。
(1) 法規文
ア 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条の規定により制定するもの
イ 規則 地方自治法第15条の規定により制定するもの
(2) 公示文
ア 告示 行政処分又は法令により公表すべき一定の事実について町民に公示するもの
イ 公告 単に一定の事実について町民に公示するもの
(3) 令達文
ア 訓令 権限の行使又は職務に関し所属の機関又は職員に対し命令するもので公表するもの
イ 達 特定の個人又は団体に対して行う行政処分を表わすもの
ウ 指令 個人、団体又は他の行政機関等からの申請又は願いに対して行う行政処分を表わすもの
(4) 往復文
通達、依命通達、通知、照会、依頼、回答、報告、諮問、答申、進達、副申、申請、届、建議、協議等
(5) その他
契約書、要綱、辞令、裁決書、証書、表彰文、あいさつ文、書簡文等
2 文書の記号は、別表のとおりとする。
3 文書の番号は、第25条の規定により原議に付された番号とする。
第2章 文書の収受及び配布
(文書の収受及び配布)
第10条 本庁及び出先機関に送達した文書は、次の各号により総務課(主管課に直接送達したものにあっては主管課)において収受し、配布しなければならない。
(1) 普通文書(次号以外に掲げる文書以外のものをいう。)は主管課において開封し、収受番号を付して文書収発簿に記載すること。
(2) 親展文書は、封皮に収受印を押し、親展文書収受簿により受領印を徴して主管課長又は名あて人に配布すること。
(3) 現金書留は、封をしたまま封皮に収受印を押し、書留文書収受簿により受領印を徴して主管課長又は名あて人に配布すること。
(4) 通貨、金券、有価証券等が添付してある文書は、総務課においてその余白に通貨等が添付してある旨付記するとともに金券、有価証券は、金券等収受簿により、受領印を徴して会計管理者に配布すること。
(5) 訴訟、審査請求その他収受の日時が権利の得失に関係がある文書は、第1号の例により処理するほか、収受印の下に収受時刻を朱書して取扱者の印を押し、封筒のあるものは、その封筒を添えて、主管課長に配布すること。
(6) 書留郵便等によるものは、親展(書留)文書収受簿により受領印を徴して主管課長に配布すること。
2 2以上の課に関連のある文書は、その関係の最も深い課に配布する。
3 主管が明らかでない文書は、総務課において当該文書の主管課について副町長の決定を受け、当該主管課に配布する。
(平19訓令3・平19訓令23・平28訓令6・一部改正)
(料金未払等郵便物等の収受)
第11条 送達された文書のうち、郵便料金の未払又は不足のものがあるときは、その料金を支払って受領するものとする。
(平19訓令23・全改)
(誤配文書の回送)
第12条 主管課長は、第10条の規定により配布された文書のうち、その主管に属さないものがあるときは、直ちに総務課に回送しなければならない。
(勤務時間外に送達した文書の収受)
第13条 勤務時間外に送達した文書の収受等については、村田町当直規程(昭和62年村田町訓令第6号)に定めるところによるものとする。
第3章 文書の処理
(文書の処理促進)
第14条 主管課長は、収受し、又は配布された文書を閲了し、自ら必要な処置をとるほか、所属の職員に指示して速やかに処理しなければならない。
2 施行期日が指定され、又は予定されている事務の処理は、合議、決裁等必要な手続に要する日時を考慮して起案しなければならない。
(文書の起案)
第15条 文書の起案は、次の各号により処理できるものを除き、回議用紙を用いなければならない。
(1) 定例又は軽易なもので、収受文書の余白に朱書して伺い処理できるもの
(2) 定例又は軽易なもので、所定の様式により施行するもののうち、用紙の余白に朱書して伺い処理できるもの
2 前項の規定にかかわらず、緊急を要するものについては、上司の指示を受け、電話又は口頭で処理することができる。この場合においては、軽易なものを除き、その処理要旨を文書により明らかにしておかなければならない。
(起案の要領)
第16条 起案に際しては、次の各号に掲げる事項に留意しなければならない。
(1) 形式は、村田町公用文の書式等に関する規程(令和3年村田町訓令第2号)による。
(2) 用字・用語は、常用漢字表(平成22年内閣告示第2号)、現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)及び送り仮名のつけ方(昭和48年内閣告示第2号)を用いること。
(3) 文体は、口語体とし、その事案の内容を的確に、しかも平易かつ簡明に表わすこと。
(平28訓令6・令3訓令3・一部改正)
(回議書の作成要領)
第17条 回議書の作成に際しては、次の各号に掲げる事項に留意しなければならない。
(1) 回議書は、原則としてインクをもって記載すること。
(2) 回議書には、事案が定例又は軽易なものを除き、起案理由、経過の概要、関係法規その他参考となる事項を付記するとともに、関係書類を添付すること。
(3) 同一案件に関する回議書は、その処理順序にまとめてつづり、まとめてつづり難いときは、所要の事項を付記して回議すること。
(4) 回議書を加除し、又は訂正したときは、軽易のものを除き、その者の印を押すこと。
(5) 特別の取扱いを要する回議書のうち、機密を要するもの、重要なもの及び急を要するものは、その旨回議書の所定欄に朱書すること。
(6) 文書の施行に関し、特別の取扱いを要するものは、「親展」、「書留」、「送達」、「配達証明」、「内容証明」、「電報」、「はがき」、「広報掲載」等と回議書の所定欄に朱書すること。
(平19訓令23・一部改正)
(回議の要領)
第18条 回議書は、職制の順で回議しなければならない。
2 回議書の内容が、他の課に関連するものであるときは、その関連する課長の合議しなければならない。
3 前項の合議事項について、関連する課との間で意見を異にするときは、それぞれ町長又は副町長が決定するものとする。
(平19訓令3・一部改正)
(文書の審査)
第19条 次の各号に掲げる回議書は、決裁を受ける前に総務課長の審査を受けなければならない。
(1) 条例、規則、訓令、告示等のように公示するもの
(2) 法規の解釈や例規の制定、改廃に関するもの
(3) 前2号に掲げるもののほか、町長が特に必要と認めるもの
2 総務課長又は主任は、回議書の内容及び形式について審査し、形式面その他軽易な誤りにあってはこれを修正し、その他のものにあっては起案者に連絡して加除、訂正その他の措置を求めるものとする。
(法令審査委員会への付議)
第20条 総務課長は、条例、規則及び規程については、村田町法令審査委員会規程(平成11年村田町訓令第19号)に定める法令審査委員会に付議するものとする。
(決裁等の表示)
第21条 決裁が終わった回議書(以下「原議」という。)には、主管課で所定欄に決裁年月日を記入しなければならない。
第4章 文書の施行
(施行文書の処理)
第22条 施行を要する原議は、特に施行日を指定されたもののほかは、速やかに施行しなければならない。
2 施行を要する原議は、別に決裁を受けなければ廃案にし、又は施行を保留することができない。
(文書の施行者名)
第23条 文書施行者名は、町長名とする。ただし、法令に別段の定めがあるときは、この限りでない。
2 前項本文の規定にかかわらず、施行する文書の軽重により、副町長又は課長の名で施行することができる。
(平19訓令3・一部改正)
(文書の日付)
第24条 施行する文書の日付は、発送する日としなければならない。
(1) 法規文、公示文のうち告示文及び令達文のうち訓令 発布簿
(2) 令達文のうち達及び指令 令達簿
(3) 往復文 文書収発簿
2 文書の番号は、会計年度ごとに一連番号とする。ただし、往復文のうち、同一案件に関するものについては、当該案件が完結するまで同一のものを用い、また、その案件が2年度以上にわたるものについては、次年度以降は最初の年度の数字をその記号に冠するものとする。
3 条例、規則、訓令及び告示の番号は、前項の規定にかかわらず、暦年ごとに一連番号とする。
(浄書及び校合)
第26条 施行する文書は、主管課において浄書、校合するものとする。
(公印等の押印)
第27条 施行する文書には、公印を押さなければならない。ただし、次の各号に掲げるものについては、この限りでない。
(1) 庁内文書又は軽易な庁外文書で印刷に付したもの
(2) 総務課長が適当と認めるもの
2 前項ただし書の規定により公印の押印を省略する場合は、発信者名の下に「(公印省略)」と表示するものとする。
3 行政処分、契約、登記又は証明に関する書類その他特に必要と認める文書には、契印、割印又は訂正印を押さなければならない。
(文書の発送)
第28条 施行する文書は、総務課において発送しなければならない。ただし、特に緊急を要するものその他特別の事情のあるものは、あらかじめ、総務課長の承認を受け主管課において発送することができる。
(1) 郵便等で発送する場合は、原則として料金後納の方法により発送すること。
(2) 説明を要するものは、主管課において手渡し又は使送により施行することができる。
2 前条第1項ただし書の規定により公印の押印を省略することができる文書の発送は、郵便等による発送、手渡し又は使送により行うほか、電送により行うことができる。この場合において、電送による発送は、主管課において、行わなければならない。
3 親展扱いの文書、第3種及び第4種郵便物は、主管課において封入又は包装し、あて先を明記して総務課に回付しなければならない。
(平19訓令23・一部改正)
第5章 文書の整理及び保存等
(文書の整理)
第29条 主管課長は、未完結文書又は完結文書に区分してその所在個所及び処理状況を明らかにしておかなければならない。
2 重要な文書は、災害に際しいつでも持ち出すことができるようにあらかじめ準備し、紛失、火災、盗難等に対する予防措置を講じなければならない。
(文書の持出し等の禁止)
第30条 文書は、上司の許可を得ないで、庁外に持ち出し、又は職員以外の者に示し、若しくは写させてはならない。
(完結文書の編集及び製本)
第31条 完結文書は、主管課において次の各号に掲げるところにより、文書分類の基準に従い編集及び製本しなければならない。
(1) 編集は、会計年度により区分すること。ただし、条例、規則、訓令及び告示の原本並びに会計年度によることが不適当と認められる文書は、暦年により区分すること。
(2) 1冊の厚さは、8センチメートルを限度とすること。
(3) 前2号の規定により編集したときは、文書件名目録、表紙及び背表紙を付けて製本すること。
2 主管課長は、前項の規定により完結文書を製本したときは、速やかに文書管理目録を整理しなければならない。
(文書の保存年限の種別)
第32条 文書の保存年限の種別は、次のとおりとする。
第1種 20年保存
第2種 10年保存
第3種 5年保存
第4種 3年保存
第5種 1年保存
2 文書の保存年限は、会計年度によるものは翌年度、暦年によるものは翌年の初日から起算するものとする。
(保存年限の種別の標準)
第33条 前条第1項に規定する種別の標準は、次のとおりとする。
第1種 20年保存
(1) 皇室に関する文書
(2) 統計で特に重要な文書
(3) 任免及び賞罰に関する文書及び履歴書
(4) 恩給、ほう賞に関する重要な文書
(5) 条例、規則、規程等の制定改廃に関する文書
(6) 許可、認可、訓令、契約等に関する重要な文書
(7) 訴訟等に関する文書
(8) 町史に関する文書
(9) 議会の議案書、議決通知書及び議事録
(10) 予算及び決算に関する文書
(11) 地方交付税等に関する重要な文書
(12) 用地の買収計画等重要な計画に関する文書
(13) 土地工作物の用途使用に関する重要文書
(14) 町の廃置分合、境界変更及び名称の変更等に関する文書
(15) 町有財産の取得及び処分に関する重要な文書
(16) 町の総合計画等重要な計画に関する文書
(17) その他20年保存を必要とする重要な文書
第2種 10年保存
(1) 国及び県の機関との重要な往復文書
(2) 選挙に関する文書
(3) 出納に関する文書
(4) 監査に関する文書
(5) その他10年保存を必要とする重要な文書
第3種 5年保存
(1) 他の市町村及びその他機関との重要な往復文書
(2) 請願、陳情等に関する文書
(3) 事業の計画実施に関する文書
(4) その他5年保存を必要とする文書
第4種 3年保存
(1) 文書の収受に関する文書
(2) 職員の出勤簿、旅行命令に関する文書
(3) その他3年保存を必要とする文書
第5種 1年保存
軽易な文書
(文書の保存)
第34条 完結文書の保存は、保存年限が1年のものにあっては主管課長が、保存年限が3年以上のものにあっては、総務課長が行わなければならない。
(文書の引継ぎ)
第35条 主管課長は、前条の規定により保存すべき文書の引継ぎを行おうとするときは、毎年4月及び10月末までに文書引継書に必要な書類を添付して引き継がなければならない。ただし、主管課長が常時使用する必要があると認める完結文書(以下「常用文書」という。)については、必要な期間保管することができる。
2 総務課長は、前項の規定による引継ぎを受けるときは、保存年限、編集製本等について審査し、不適当と認めるものは、補正をさせることができる。
(文書の閲覧及び借覧)
第36条 総務課長又は主管課長が保存している文書を閲覧し、又は借覧しようとする職員は、文書閲覧・借覧書(別記様式)を総務課長又は主管課長に提出し、その承認を受けなければならない。
2 借覧期間は、7日以内とする。ただし、総務課長又は主管課長が承認したときは、この限りでない。
(保存文書の転貸及び持ち出しの禁止)
第37条 文書を閲覧し、又は借覧する職員は、これを転貸、抜取り、取替え、書込み又は庁外持出しをしてはならない。
(文書の廃棄)
第38条 保存年限を経過した文書については、主管課長と総務課長が協議の上、これを廃棄しなければならない。
2 保存年限を経過した文書で主管課長が必要と認めるものについては、総務課長と協議の上更に年限を定めてこれを保存することができる。
3 総務課長又は主管課長は、第1項による処分をしたときは、保存文書目録又は文書管理目録を整理しなければならない。
(歴史的・文化的価値ある文書の保存)
第39条 主管課長は、規定により廃棄しようとする文書で、歴史的・文化的価値を有すると認めるものについては、総務課長と協議の上、これを保存することができる。
附則
この訓令は、平成13年4月1日から施行する。
附則(平成13年6月28日訓令第12号)
この訓令は、平成13年7月1日から施行する。
附則(平成14年4月1日訓令第7号)
この訓令は、平成14年4月1日から施行する。
附則(平成14年9月13日訓令第16号)
この訓令は、公布の日から施行し、平成14年9月1日から適用する。
附則(平成18年3月30日訓令第5号)
この訓令は、平成18年4月1日から施行する。
附則(平成19年3月7日訓令第3号)
この訓令は、平成19年4月1日から施行する。
附則(平成19年12月14日訓令第23号)
この訓令は、公布の日から施行する。
附則(平成24年3月28日訓令第2号)
この訓令は、平成24年4月1日から施行する。
附則(平成28年3月24日訓令第6号)
この訓令は、平成28年4月1日から施行する。
附則(平成29年3月29日訓令第1号)
この訓令は、平成29年4月1日から施行する。
附則(平成31年3月28日訓令第2号)
この訓令は、平成31年4月1日から施行する。
附則(令和元年12月6日訓令第12号)
この訓令は、令和2年4月1日から施行する。
附則(令和3年3月1日訓令第3号)
この訓令は、令和3年4月1日から施行する。
附則(令和3年3月30日訓令第6号)
この訓令は、令和3年4月1日から施行する。
附則(令和3年12月24日訓令第19号)
この訓令は、令和4年4月1日から施行する。
別表(第9条関係)
(平13訓令12・平14訓令7・平14訓令16・平18訓令5・平24訓令2・平29訓令1・平31訓令2・令元訓令12・令3訓令6・一部改正)
1 法規文、公示文(公告を除く。)及び令達文
村田町条例第 号
村田町規則第 号
村田町告示第 号
村田町訓令第 号
村田町達第 号
村田町指令第 号
2 往復文
村総第 号 総務課
村財第 号 財政課
村税第 号 税務課
村町第 号 町民生活課
村福第 号 健康福祉課
村子第 号 子育て支援課
村農第 号 農林課
村まち第 号 まちづくり振興課
村建水第 号 建設水道課
村会第 号 会計課
村支第 号 沼辺支所
村出第 号 菅生出張所
村保第 号 保育所
村児第 号 村田町児童館
(令3訓令19・一部改正)
