○村田町戸籍情報システムに係るデータ保護管理要綱
平成24年5月21日
訓令第6号
(目的)
第1条 この要綱は、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)、村田町個人情報保護法施行条例(令和5年村田町条例第1号)及び村田町行政情報ネットワークシステムの管理及び運営に関する規則(平成14年村田町規則第18号)に定めるもののほか、戸籍情報システムに係る戸籍情報の保全及び保護に関する管理について必要な事項を定め、適正な管理運営を図ることを目的とする。
(令5訓令1・一部改正)
(1) 戸籍情報システム 町民生活課、サーバ室、沼辺支所及び菅生出張所に設置した戸籍専用端末装置等により、戸籍、除かれた戸籍、改製原戸籍、戸籍の附票、人口動態調査票等の戸籍関連事務を処理する電子情報処理システムをいう。
(2) 戸籍データ 戸籍情報システムに係る入出力帳票、磁気ディスク、その他の媒体等に記録されているものをいう。
(3) 磁気ディスク等 磁気ディスク、光磁気ディスク、磁気テープ及びその他戸籍情報が記録された媒体をいう。
(4) ドキュメント 戸籍情報システム設計書、プログラム説明書、操作説明書、コード一覧表、その他戸籍情報システムに関する仕様書、取扱要領等をいう。
(処理の基本方針)
第3条 戸籍情報システムによる事務処理に当たっては、戸籍事務の効率化を図るとともに、個人情報の保全及び保護に関して必要な措置を講じなければならない。
(戸籍データ保護管理者の設置)
第4条 戸籍情報システムの適正な運用及び戸籍データの保護について統括的な管理を図るため、戸籍データ保護管理者(以下「保護管理者」という。)を置き、町民生活課長の職にある者をもって充てる。
(保護管理者の職務)
第5条 保護管理者は、戸籍データの管理の状況及び戸籍情報システムに係る機器の状態について常に把握し、戸籍データが適正に管理されるよう努めなければならない。
2 保護管理者は、戸籍情報システムについて、火災、天災、盗難その他の事故(以下「事故等」という。)に備えて必要な保安措置を講じなければならない。
3 保護管理者は、事故等が発生したときは、直ちに事故等の経緯及び被害状況を調査し、町長に報告するとともに、速やかに復旧等の措置を講じなければならない。
(端末装置取扱責任者)
第6条 端末装置の適正な取扱い及び管理を行うため、端末機取扱責任者(以下「取扱責任者」という。)を置き、保護管理者が指定した者をもって充てる。
(戸籍データの保護)
第7条 保護管理者は、戸籍データの漏えい、滅失、き損等の防止に必要な措置を講じなければならない。
2 保護管理者は、戸籍情報システムの端末装置を、来庁者から内容が読み取られない位置及び角度等に設置しなければならない。
3 戸籍データは、電算処理を行う他の業務と連動して処理し、又はこれを他の業務に利用してはならない。
4 戸籍データは、不要となった時点で、速やかに焼却、裁断等の復元できない方法によって処分しなければならない。
5 戸籍データは、法令に定めがあるものを除き、外部に提供してはならない。
(磁気ディスク等の管理)
第8条 保護管理者は、磁気ディスク等を次に掲げる方法により適正に管理しなければならない。
(1) 施錠ができ、持ち運びができない保管用具に保管する等これらの安全を確保するとともに、その使用に関して厳重な管理をすること。
(2) 磁気ディスク等の受払い及び管理については、名称、作成期日等必要な事項を台帳に記録すること。
(3) 磁気ディスク等を破棄するときは、記録された戸籍データを消去した上で、焼却、裁断等の復元できない方法により処分すること。
(出力帳票の管理)
第9条 保護管理者は、戸籍情報システムから出力された帳票(以下「出力帳票」という。)を次に掲げる方法により適正に管理しなければならない。
(1) 保管しておく必要のある出力帳票は、施錠ができ、持ち運びができない保管用具に保管する等これらの安全を確保すること。
(2) 保管しておく必要のある出力帳票は、名称、作成期日等必要な事項を台帳に記録すること。
(3) 出力帳票を破棄するときは、焼却、裁断等の復元できない方法により処分すること。
(ドキュメントの管理)
第10条 取扱責任者は、ドキュメントを最新の状態に維持し、適正な場所に保管しなければならない。
2 取扱責任者は、ドキュメントの外部への持ち出し、複写又は廃棄を行うときは、保護管理者の承認を受け、外部に情報が流出しないように適正に管理しなければならない。
(パスワードの管理)
第11条 保護管理者は、戸籍情報システムの取扱職員(以下「取扱職員」という)及び当該取扱職員の業務処理範囲を定め、個別に入出力を制御するパスワードを設定し、付与しなければならない。
2 保護管理者は、パスワードの設定、更新、発行、保管等の運用方法を定め、これを厳重に管理しなければならない。
3 取扱職員は、パスワードを第1項に定めた業務処理範囲を超えて使用してはならない。
4 取扱職員は、自己のパスワードを他人に漏らし、又は使用させてはならない。
(取扱状況の把握)
第12条 保護管理者は、必要に応じ取扱責任者に次に掲げる事項を報告させ、常に戸籍情報システムの取扱状況を把握しておかなければならない。
(1) パスワードの使用状況
(2) 端末装置の管理状況
(3) データの取扱状況
(4) 戸籍情報システムサーバの管理状況
(5) その他戸籍情報システムの運用状況
(端末機の操作)
第13条 端末装置の操作は、取扱職員でなければ行ってはならない。
2 端末装置の操作は、戸籍事務に必要な場合以外に行ってはならない。
(機器及びソフトウェア等の保管)
第14条 保護管理者は、戸籍データの適正な管理を図るため、別表のとおり戸籍情報システムに係る機器、ソフトウェア等を管理しなければならない。
(研修の実施)
第15条 保護管理者は、戸籍データの重要性及び機密保持並びに個人情報保護に関する意識の高揚と戸籍情報システムの安全対策の推進を図るため、取扱職員に対し、年1回以上の教育、訓練等の研修を実施しなければならない。
2 新任の取扱職員については、着任後速やかに前項の研修を実施しなければならない。
(委任)
第16条 この要綱に定めるもののほか、必要な事項は別に定める。
附則
この訓令は、公布の日から施行する。
附則(令和5年3月22日訓令第1号)
この訓令は、令和5年4月1日から施行する。
別表(第14条関係)
戸籍情報システムに係る機器、ソフトウェア等の管理一覧
名称 | 管理方法等 |
戸籍情報システムのサーバ | 1 サーバ室内の施錠できる保管庫に設置し、保護管理者がその鍵を管理する。 2 起動は、保護管理者の指定した取扱職員が行う。 |
端末装置 | 1 起動は、取扱職員がパスワードを入力して行う。 2 戸籍情報システムの使用状況に関するリストを定期的に出力し、使用状況を確認する。 |
バックアップ用磁気ディスク等 | 施錠できる保管用具に保管し、その鍵を管理する。 |
戸籍情報システムのプログラム | 戸籍情報システムプログラムの複写及び変更を防止するための保安措置をソフトウェアに講じる。 |